Jak vést pohovor aneb patnáctero každého recruitera

Dobře zvládnuté výběrové řízení je alfou a omegou úspěchu personální strategie každé firmy. Pokud se věnujete recruitmentu, sami víte, že chyby ve výběru se neodpouští. V tomto článku vám přinášíme 15 tipů, na co se během náboru zaměřit a jak výběrový proces nastavit tak, abyste získali vhodného kandidáta a zároveň z vás uchazeči cítili, že víte, co děláte.

1. Připravte firmu na přijetí nového člověka

Pokud se firma rozhodne z jakéhokoliv důvodu otevřít výběrové řízení, měla by na to být dostatečně připravená. Všechny týmy, kterých se nábor dotýká, a jejich manažeři obzvlášť, by měly být srozuměny s tím, že budou přijímat nového kolegu. To v první řadě znamená, že si budou  muset udělat čas na přípravu výběrového řízení i  na samotné pohovory. Abyste zjistili, jestli je ten správný čas na přijetí nového kolegy nebo kolegně, měli byste si odpovědět na následující:

  1. Nečeká vás v nejbližších dnech nic zásadního, co by mohlo ovlivnit chod firmy na další týdny a měsíce? Nemělo by se vám stát, že v polovině výběrového řízení kandidátům oznámíte, že pro ně není prostor a nového člověka vlastně už nehledáte.
  2. Jste schopni věnovat pohovorům dostatek času, má na ně čas i případný nadřízený? Pohovory byste nikdy neměli odbýt. A měl by být k dispozici také člověk, který bude s novým zaměstnancem v úzkém pracovním kontaktu.
  3. Co bude mít nový pracovník na starosti? Před samotným zveřejněním pracovního inzerátu je to velmi podstatná otázka, kterou si musíte zodpovědět.
  4. Máte k dispozici vše, co bude zaměstnanec potřebovat? Především pracovní místo nebo nutné technologie?
  5. Můžete si nového kolegu dovolit finančně?
  6. Máte čas se novému člověku věnovat? Kdo ho zaučí?

2. Zveřejněte inzerát, který odpovídá všem požadavkům

Pracovní inzerát by měl obsahovat všechny potřebné informace a měl by odpovídat tomu, co jako firma požadujete. Pokud do inzerátu napíšete, že hledáte markeťáka, ale ve skutečnosti potřebujete grafika, co vám občas něco napíše na web, nejspíš moc nepochodíte. Raději rozepiště přesně to, co bude nový kolega nebo kolegyně dělat.Pokud vám nevadí, že člověk nemá několikaleté zkušenosti z oboru a máte prostor ho vše naučit, dejte to najevo. Mnoho kandidátů se bojí, že by na práci nemuselo stačit. Když si ale sednete, mohou ve výsledku vyhrát obě strany.

Pokud svoji pracovní nabídku inzerujete přes agenturu, měl by uchazeč stále z inzerátu jasně vyčíst, o jakou pozici jde a ideálně pro jakou firmu. Pokud člověk až po vypracování životopisu a odeslání žádosti zjistí, že se jedná o firmu, která je v rozporu  s jeho hodnotami, ztrácí čas on, ale i vy.

V poslední době je poměrně oblíbené uvádět větu “Umíte pracovat pod stresem a nedělá vám to problém?”. Rozhodně souhlasíme s tím, aby informace i v inzerátu byly pravdivé. Na druhou stranu – to už dnes nejde nikde pracovat v klidu? Zkuste přemýšlet nad tím, zda takové formulacečlověka spíše neodradí. Dnes již mnoho z nás má představu, jak některé pozice vypadají a všem je jasné, že v každé práci jsou náročné dny. Nikdo nebude hledat “flákače” ani do inzerátu neuvede, že nebudete muset nic dělat. Ale stresovat se také nikdo nechce. Zkuste tedy podobná klišé vynechat a raději si na pohovoru otevřeně sdělte, jak některé pracovní dny mohou vypadat a s čím náročným se může pracovník setkat.

3. V inzerátu uveďte alespoň rozmezí finanční odměny

Ideálně vždy uvádějte finanční ohodnocení nebo alespoň jeho rozmezí. Kandidáti ocení transparentnost, ví s čím počítat, vyhodnotí nabídky na trhu a ví, o čem s vámi mohou na pohovoru diskutovat. Často se stává, že firma má výběrové řízení nastavené dvoukolově. V prvním kole se uchazeč setká s personalistou a v druhém kole s manažerem, se kterým dojde na domluvu o mzdě.. Až v této chvíli může kandidát zjistit, že jsou možnosti firmy zcela mimo jeho představu.Obě strany si tak mohly ušetřit spoustu času a investovat ho jinde.

Je samozřejmě v pořádku, pokud ke mzdě nabízíte další pohyblivou složku ve formě odměn, nebo se mzda nastavuje dle předchozích zkušeností. Ale i tuto informaci byste měli odrazit v něčem vyčísleném a detaily ohledně mzdy připsat.

4. Důkladně si přečtěte životopis

Pokud má kandidát v životopise uvedené informace, které vás možná i negativně zaujmou, zkuste s ním tuto skutečnost probrat co nejdříve. Může se například jednat o jeho souvisle běžící spolupráci s jinou firmou, která by mohla být střetem zájmů. Pokud o tom uchazeč otevřeně mluví ve svém životopise nebo motivačním dopise, zaměřte se na tyto informace již během prvních kol. Nedopusťte, abyste se s kandidátem domluvili na podpisu smlouvy a až poté zjišťovali, v jaké firmě ještě pracuje a zda by to pro vás nemohl být problém. 

Na druhou stranu, nezahazujte životopisy jen proto, že jste neměli čas si je důkladně pročíst nebo vám tam chybí konkrétní informace – například nějaká znalost nebo dovednost. Raději kandidátovi napište nebo zavolejte a rovnou se ho doptejte. Možná zjistíte, že mu v návaznosti na váš inzerát nepřišlo relevantní informaci uvádět.

5. Nastavte férové zpracování úkolů

Pokud obsazujete nějakou kreativní pozici a je pro vás důležité vidět, jak uchazeč funguje v praxi, můžete si vyžádat jeho reference nebo třeba portfolio a ukázky jeho prací. Jestliže má kandidát v rámci vstupního výběrového řízení vypracovat úkolu, dávejte si pozor na to, aby zadání bylo korektní.

Snažte se, aby úkoly nevypadaly tak, že jen využíváte nápady, kreativitu a čas všech uchazečů. A navíc zadarmo. Naopak můžete všechny informovat o tom, že nic z úkolů neslouží k budoucímu použití. Obsah zadání tomu však musí odpovídat.

Hotové úkoly ale můžete i kompenzovat. Přestože člověka nepřijmete, můžete mu nabídnout slevové kupóny na váš eshop nebo nabídnout jinou službu. Popřípadě lze využít i krátkodobé smlouvy o dílo. V případě přijetí do trvalého pracovního poměru můžete novému zaměstnanci také svěřit  jeho první projekt, ve kterém rozvine svůj nápad ze zpracovaného úkolu.

6. Hotovým úkolům věnujte čas 

Pokud od kandidáta vyžadujete, aby si na zpracování dal záležet a on tomu skutečně věnuje několik hodin, měli byste i vy být ochotni se na výsledek podívat a v dalším kole výběrového řízení poskytnout zpětnou vazbu. Uveďte, co se vám líbilo, doptejte se na konkrétní věci a zajímejte se, proč byla daná věc zpracována zrovna tímto způsobem. Můžete se tak dozvědět, jak nad zadaným úkolem přemýšlel, jak si vyhledával informace a zároveň si také “otestujete” jeho zájem. Současně se ujistíte,že nikdo úkol nezpracoval za něj.

Pokud se po hotovém úkolu chcete s kandidátem rozloučit, zpětnou vazbu mu rozhodně předejte také a zaměřte se na to, co se vám nelíbilo a v čem si myslíte, že by  vaše spolupráce neklapala. Pokud se uchazeči po jeho výkonu ani neozvete, rozhodně nečekejte, že vás bude doporučovat svým známým.

7. Informujte o detailech pohovoru

Přehledně a jasně sdělte kandidátovi všechny podrobnosti o čase a místě setkání. Je složité vaši kancelář najít? Je potřeba projít vnitroblokem, počkat na otevření brány nebo se u vás nedá parkovat? Pro jistotu připojte do informačního emailu také mapku s možností dopravy a konkrétního místa setkání. Nezapomeňte připojit telefonní číslo, na kterém vás může v případě potíží zastihnout.

Dále nezapomeňte vyjmenovat, co si má případně uchazeč na pohovor přinést. Chcete vidět ukázky jeho práce? Připomeňte mu portfolio. Určitě je dobré také nastínit, jak pohovor bude probíhat nebo co bude jeho součástí. Uchazeče určitě zbavíte nervozity, když řeknete, že se bude jednat o příjemné povídání a především vzájemné poznání se. Rovnou můžete kandidátovi představit, kdo se pohovoru zúčastní.

8. Stanovte si jasnou strukturu pohovoru

Pokud vedete pohovor zcela poprvé, nebo v něm nemáte ještě tolik zkušeností,  kandidát by to nikdy neměl poznat nebo minimálně by z vás neměl mít pocit, že nevíte, co děláte. Vždy si jasně stanovte, čím chcete začít. Dopředu si také pročtěte uchazečův životopis, udělejte si poznámky, na co se chcete doptat a jakmile pohovor začne, seznamte ho s postupem. Nikdy na místě nevařte z vody a raději si připravte seznam základních otázek, dle kterého můžete postupovat.

9. Na tykání se domluvte

Pokud je v rámci vaší firemní kultury běžné tykání, kandidáta se nejdříve zeptejete a domluvte se, že je to za obě strany v pořádku. Ať už je vaším prvním kontaktem telefonát nebo email, vysvětlete, že je to u vás běžná praxe a tykání nabídněte. Nedoporučujeme však kandidátovi volat a hned v úvodu začít větou: “Ahoj Honzo, jak se máš? Volám z firmy XXX, kam jsi posílal svůj životopis.” Každý člověk nemusí být hned ze začátku naladěný na stejnou vlnu.

10. Dejte druhou šanci

Nedostavil se kandidát v domluvený čas na pohovor? Víte proč? Pokud se vám neomluvil dopředu, ani nedal vědět, že bude mít zpoždění nebo z nějakého důvodu pohovor nestihne, nemusí to vždy znamenat jeho nespolehlivost. Vyčkejte tedy pár minut a pokud se opravdu nedostaví, zkuste ho kontaktovat. Možná mu do toho vpadla nečekaná událost, nemoc nebo cokoliv dalšího, co se běžně nestává. Nepřítomnost na pohovoru pravděpodobně nesignalizuje v první chvíli moc pozitivního, ale pokud mají obě strany zájem, vždy se můžete domluvit na jiném termínu a dát druhou šanci. Pokud však uchazeč nereaguje nebo pokud se vám nelíbí jeho způsob komunikace či odůvodnění, věnujte svůj čas radši někomu jinému.

11. V otázce mzdy buďte transparentní

Jak už bylo zmíněno, o mzdě by měl mít člověk alespoň hrubou představu již z inzerátu. Může se tak odrazit od toho, co si přečetl a na pohovoru může být maximálně mile překvapen, pokud se výše mzdy vyšplhá díky jeho zkušenostem ještě výš. O penězích by však měla proběhnout upřímná debata. 

Ve chvíli, kdy se kandidáta ptáte na jeho představu, pravděpodobně vám sdělí částku, se kterou by byl spokojený, ale pokud nemá zpětnou vazbu od vás, nikdy nemůže vědět, na čem s vámi je. Před zahájením výběrového řízení byste si měli jasně stanovit, jakou částku jste schopni uchazečům nabídnout, do jaké výše jste ochotni mzdu přizpůsobit nebo jaké benefity můžete ke mzdě připojit. 

Opravdu nepůsobí dobře pokud na pohovoru řeknete: “V tuto chvíli ještě nemáme konkrétní částku definovanou.” Každý uchazeč si musí být jist, že jeho práce pokryje veškeré náklady pro život. Peníze jsou zkrátka nutností. Pokud mu je nechcete dát, půjde jinam. 

12. Pokládejte relevantní otázky i úkoly

Všechny otázky během pohovoru by měly být relevantní a vztahovat se k práci nebo k porozumění kandidátově osobní stránce. Dávejte si pozor také na netaktní otázky, které se především týkají rodinných vazeb nebo zdravotního stavu.Pokud v rámci pohovoru zadáváte situační úkoly, by se měly vztahovat k vykonávané pracovní činnosti.

13. Prostor dejte oběma stranám

Prostor pro vzájemné poznání by měly mít obě strany. Samozřejmě je důležité, že chcete kandidáta poznat z různých stran, prověřit jeho schopnosti a poznat ho osobně. Věnovat tomu však celý pohovor a nedat prostor jemu poznat vás není dobrá cesta. Z pohovoru může odejít s tím, že o vás nebo pracovní pozici nic neví, může to být pro něj ztráta času a nakonec se rozhodne pro firmu, kde diskuze byla oboustranná. I kandidát chce vědět, zda jako zaměstnavatel budete odpovídat jeho požadavkům. Historii a základní informace o firmě si třeba předem přečte na vašem webu, dočte se v medailoncích i něco o konkrétních zaměstnancích, ale to samé by mohl říct sám o sobě – vše se dočtete v mém životopise nebo na LinkedIn profilu. Proto pohovory také probíhají. Je důležité všechny informace představit osobně a popsat, jak práce u vás vypadá, co ho čeká, na čem si zakládáte. Jako zaměstnavatel znáte pracovní prostředí nejlépe a můžete tak zmínit, co je ve firmě nejlepší, co se vám na práci nejvíce líbí a vyzdvihnout její největší přínosy a benefity. Něco takového se člověk na webu společnosti stejně nedozví. Kandidát by měl mít po pohovru jasno, zda by u vás chtěl pracovat.

Zároveň se snažte vzájemné poznávání vybalancovat tak, abyste se dozvěděli jak něco o osobnosti, tak i o znalostech nebo profesních zkušenostech. Je samozřejmě v pořádku, že chcete, aby člověk zapadl do vaší firemní kultury, nicméně pokud vám člověk nepřinese žádné nové dovednosti, nejspíš vaši firmu neposune to, že je super parťák na večírky. Zároveň však dbejte na to, aby se povahově nebo osobnostně zcela nevymykal tomu, co hledáte nebo požadujete – i to může nadělat škodu ve vztazích a celkové náladě na pracovišti.

14. Výběrové řízení zbytečně nenatahujte

Pokud s kandidáty řešíte několikakolové pohovory, počítejte také s tím, že pravděpodobně nejste jediná firma, ve které se ucházejí o místo. Ve chvíli, kdy výběrové řízení natahujete, necháváte si týdenní rozestupy mezi zasíláním úkolů, zpětných vazeb i pozváním na další kola, může se stát, že dá uchazeč přednost práci, která komunikuje svižněji a má u zaměstnavatele pocit, že se na něj nezapomnělo. 

Obě strany by samozřejmě měly mít dostatek prostoru vstřebat všechny informace a promyslet si, zda by jim spolupráce vyhovovala. Nicméně pokud se s kandidátem podruhé setkáte po měsíci nebo více, je možné, že se u něj situace nebo názor na vás změnil. Udržujte tedy pravidelnou komunikaci, nic neuspěchejte, ale zároveň zkuste najít zlatou střední cestu.

15. Sdělte důvod nepřijetí

Pokud se rozhodnete kandidáta nepřijmout, na rovinu řekněte, z jakého důvodu jste se tak rozhodli. Odůvodnění typu “Dali jsme přednost jiným kandidátům” nikdy nikoho nikam neposune. Pokud člověk dostane informaci o nepřijetí, je pochopitelné, že někdo jiný šanci dostal. Důležité je vědět, proč to tak je. 

Je to sice časově náročnější, ale rozhodně to podpoří vzájemnou komunikaci a případnou budoucí spolupráci nebo doporučení, pokud uchazeči řeknete konkrétní důvody vašeho rozhodnutí. Konstruktivní zpětná vazba s doporučením co zlepšit, kde se dovzdělat, s čím nesouzníte nebo co naopak nemůžete nabídnout, jsou jasná kritéria, se kterými může uchazeč dále pracovat a zamyslet se nad dalšími kroky při hledání zaměstnání.

Věříme tomu, že kvalitně nastavené procesy, a především čas investovaný do uvedených tipů, vás přivede k těm nejlepším kandidátům. Přestože nemusí ve výsledku vaše spolupráce dopadnout, minimálně na vás budou uchazeči vzpomínat pozitivně a mohou tak doporučit vaši firmu dalším zájemcům.

Líbil se vám článek?

Více kvalitního obsahu pro profesionály v oboru HR najdete na našem blogu.