40 tipů, jak zvládnout obtížné konverzace se zaměstnanci

Náročné konverzace se zaměstnanci může být pro manažery a vedoucí pracovníky náročným úkolem. Ať už jde o diskuzi ohledně špatného výkonu zaměstnance, o negativní zpětnou vazbu, stížnosti od kolegů, obtěžování, diskriminaci nebo například propouštění, ve všech případech je vždy potřeba komunikovat profesionálně. Při správném přístupu lze však takto obtížné konverzace zvládnout efektivně a s minimálním narušením pracoviště.

Jedním z klíčových kroků je příprava. Před schůzkou se zaměstnancem shromážděte všechny relevantní informace včetně důkazů, pokud jsou nutné. Pomůže vám to zůstat během konverzace ve správných kolejích a budete mít jistotu, že všechny informace k vyřešení problému máte po ruce.Dalším důležitým aspektem je zůstat během rozhovoru klidný a profesionální. Defenziva nebo projevení emocí může ztížit řešení a celý problém může eskalovat. Místo toho přistupujte ke konverzaci s myšlením zaměřeným na řešení problémů a nalezení východiska, které bude přínosem pro zaměstnance i organizaci.

 

Je také důležité být v komunikaci jasný a přímý. Vyhněte se vágnosti nebo používání příliš odborného jazyka, protože to může pro zaměstnance ztížit porozumění dané problematice. Místo toho použijte jednoduchý a jasný jazyk k vysvětlení problému a možných řešení. Také nic nezamotávejte do nerelevantních informací jen proto, že se sdělení bojíte říct napřímo – zaměstnanec by si pak nemusel odnést potřebnou informaci.

 

Dalším klíčovým bodem je být otevřený zpětné vazbě a ochotný naslouchat pohledu zaměstnance. Tím si můžete vybudovat důvěry a porozumění a můžete tak získat cenné poznatky o dané problematice. K budování důvěry může navíc přispět i to, že zaměstnanci dáte příležitost vysvětlit svou verzi příběhu. Pokud jste ale předem rozhodnutí o řešení, například výpovědí, dejte si pozor, abyste tímto krokem nevzbudili pocit plané naděje ke zlepšení. Je také důležité být respektující a empatický. Dejte najevo, že rozumíte obavám zaměstnance a že vám na nich záleží. Pomůže vám to rozptýlit napětí a konverzace bude produktivnější.

Tipy, jak mluvit o těžkých věcech se svými zaměstnanci

  • Připravte se předem a shromážděte všechny relevantní informace a potřebné dokumentace.
  • Během rozhovoru zachovejte klid a profesionální přístup.
  • Přistupujte k rozhovoru s myšlením zaměřeným na řešení problémů.
  • Používejte jednoduchý a jasný jazyk k vysvětlení problému a možných řešení.
  • Buďte otevření zpětné vazbě a ochotni naslouchat pohledu zaměstnance.
  • Dejte zaměstnanci příležitost vysvětlit svou verzi příběhu.
  • Ukažte, že rozumíte obavám zaměstnance a že vám na nich záleží.
  • Během rozhovoru buďte ohleduplní a empatičtí.
  • Konverzaci naplánujte na soukromém a pohodlném místě. Vyhněte se diskutování o důvěrných informacích na veřejných prostranstvích.
  • Vyhněte se osočování a obviňování, místo toho se zaměřte na problém.
  • Vyhýbejte se kritice a osobním útokům. Buďte sebevědomí a asertivní, ale vyhněte se agresivním projevům.
  • Buďte ve své komunikaci upřímní a transparentní.
  • Převezměte zodpovědnost za své činy a rozhodnutí.
  • Během konverzace se ujišťujte, že zaměstnanec všemu rozumí. Na závěr byste se měli shodnout na tom, zda je problém vyřešen a jakým způsobem. Vyřešte případné další obavy.
  • Budujte kulturu důvěry.
  • Buďte připraveni na kompromis a najděte řešení, které bude výhodné pro obě strany.
  • Nepřerušujte zaměstnance, když mluví.
  • Používejte výroky „já“ místo výroků „vy“.
  • Projevte empatii a pochopení pro situaci zaměstnance.
  • Používejte techniky aktivního naslouchání, abyste plně porozuměli obavám zaměstnance.
  • Ve svém přístupu buďte důslední.
  • Vyhněte se domněnkám a unáhleným závěrům. Zabráníte tak tomu, že se problém stane osobním.
  • Buďte připraveni řešit jakékoli potenciální předsudky.
  • Během konverzace používejte pozitivní tón a profesionální jazyk.
  • Vyhněte se slibům, které nemůžete dodržet.
  • Udělejte si čas na zamyšlení nad konverzací a svými vlastními činy.
  • V případě potřeby nabídněte zaměstnanci podporu a nutné zdroje ke zlepšení situace.
  • Vyhněte se multitaskingu během konverzace a věnujte zaměstnanci plnou pozornost.
  • Buďte připraveni přijmout konstruktivní kritiku a poučit se z ní.
  • Mějte otevřenou mysl a buďte ochotni zvážit různé perspektivy.
  • Vyhněte se diskuzi o ostatních zaměstnancích. Pokud tak chcete učinit a opírat se o názory někoho jiného, k diskuzi si ho přizvěte. Bez souhlasu zaměstnance se však před ostatními vyhněte diskuzi o citlivých informacích.
  • Buďte ochotni přiznat, když se mýlíte, a v případě potřeby se omluvte.
  • Nabídněte zaměstnanci příležitosti ke zlepšení a růstu.
  • Nepoužívejte sarkasmus nebo humor k rozptýlení situace.
  • Ukažte vděčnost a uznání za úsilí a výkon zaměstnance.
  • Buďte připraveni řešit jakékoliv právní nebo personální důsledky situace.
  • Buďte si vědomi řeči svého těla – výrazy obličeje, gesta a tón hlasu mohou mít velký vliv na konverzaci. Buďte si vědomi toho, zda je vaše neverbální komunikace v souladu se zprávou, kterou se snažíte sdělit.
  • Dejte si čas na vychladnutí. Pokud se konverzace vyhrotí, bude možná nejlepší dát si pauzu a vrátit se k ní později. Obě strany pak k rozhovoru mohou přistoupit s čistou myslí.
  • Buďte připraveni nabídnout potenciální řešení daného problému. 
  • Vzdělávejte se. Pokud nevíte, jak vést obtížné konverzace, existuje několik způsobů, jak si v této oblasti doplnit mezery.

Online kurzy. Mnoho webových stránek nabízí online kurzy komunikace, řešení konfliktů a dalších souvisejících témat. Mezi oblíbené možnosti patří Udemy, Coursera nebo LinkedIn Learning.

 

Knihy. K dispozici je mnoho knih, které se zaměřují na obtížné konverzace a komunikaci na pracovišti. Mezi oblíbené tituly patří Crucial Conversations od Kerry Pattersonové, Obtížné rozhovory: Jak vyjednávat o věcech, na nichž nejvíce záleží od Douglase Stonea nebo Nikdy nedělej kompromis aneb Vyjednávej tak, jako by ti šlo o život od Chrise Vosse.

 

Workshopy a semináře. Mnoho organizací nabízí workshopy a semináře o komunikaci, řešení konfliktů a dalších souvisejících tématech. Informujte se u vašeho zaměstnavatele nebo oslovte konkrétní agenturu. 

 

Oddělení lidských zdrojů. HR oddělení vaší společnosti může nabízet školení a zdroje týkající se obtížných konverzací, takže je vždy dobré se u nich informovat.

 

Poradenské firmy. Existují poradenské firmy, které se specializují na poskytování školení pro obtížné konverzace na pracovišti. Mohou poskytovat osobní školení nebo webináře.

 

Koučování. Najměte si kouče, který vám poskytne vedení a podporu při zvládání obtížných konverzací se zaměstnanci.


Programy profesního rozvoje. Spousta univerzit a vysokých škol nabízí programy profesního rozvoje, které se zaměřují na komunikaci a řešení konfliktů. Zjistěte si konkrétní možnosti.

Vždy je důležité mít na paměti, že situace každého je jedinečná a to, co funguje na jednoho, nemusí fungovat na druhého. Vždy je proto dobré najít metodu, která bude dané situaci nejlépe vyhovovat.

Obtížné konverzace jsou navíc běžnou součástí každého pracoviště a je nezbytné je efektivně řídit, aby bylo zachováno pozitivní a produktivní pracovní prostředí. Se správným přístupem a myšlením lze takové konverzace zvládnout způsobem, z něhož budou mít prospěch všichni zúčastnění. Nikdy však nepodceňte přípravu. Dbejte na jasnou komunikaci, aktivní naslouchání, otevřený a respektující přístup a pamatujte, že cílem těchto konverzací je zlepšit pracoviště pro každého.

Líbil se vám článek?

Více kvalitního obsahu pro profesionály v oboru HR najdete na našem blogu.